QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Tại sao cần phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp
Không chỉ riêng tại các cơ quan nhà nước mới có nhu cầu quản lý hồ sơ, văn bản, công văn mà mọi doanh nghiệp đều có một khối lượng lớn văn bản, hồ sơ cần phải lưu trữ lâu dài. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và mô hình làm việc từ xa thì quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ truyền thống không còn được ưa chuộng do hiệu quả không cao.
Chính vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ là một giải pháp hữu hiệu dành cho các doanh nghiệp. Tiến tới quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí cho công tác quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ, công văn của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Doanh Nghiệp Có Giao Dịch Liên Kết Khi Quyết Toán Thuế Năm 2022, Cần Lưu Ý Gì?
1. Lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ
Chi phí văn phòng cho công tác lưu trữ hồ sơ, đôi khi bị các doanh nghiệp xem nhẹ vì không đáng kể. Tuy nhiên, khi tổng kết các kết quả về chi phí vận hành cho bộ phận này là không hề nhỏ. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp nâng cao quá trình phối hợp , xử lý, làm việc giữa các phòng ban. Cụ thể lợi ích khi áp dụng phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ gồm:
Tiết kiệm thời gian quản lý và chi phí lưu trữ
Trước khi xuất hiện các phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp cần có các kho lưu trữ và sử dụng số lượng lớn sổ sách, giấy tờ để quản lý và lưu trữ tài liệu. Vì vậy, doanh nghiệp phải chi trả một số tiền không nhỏ cho các chi phí vận hành các kho tài liệu như thế (xây dựng kho, in ấn, nhân sự quản lý,..) Hơn nữa, việc sắp xếp và tìm kiếm các tài liệu khi cần thiết cũng tốn rất nhiều thời gian.
Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ là một giải pháp hỗ trợ số hóa, lưu trữ các tài liệu từ bản cứng thành các file tài liệu số, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn rất nhiều.
>>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý công việc bất kỳ ai cũng cần biết
Truy cập và khai thác hồ sơ, tài liệu mọi lúc mọi nơi
Ngày nay, xu hướng làm việc tại nhà đang ngày càng trở nên phổ biến, tuy nhiên nếu trong quá trình làm việc, nhân viên cần sử dụng đến tài liệu nhưng không thể đến trực tiếp văn phòng hoặc cần xử lý gấp thì việc sử dụng các tài liệu giấy truyền thống mang lại rất nhiều bất tiện. Các phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ sẽ khắc phục những bất tiện này, nhân sự có thể sử dụng và tra cứu tài liệu mà không bị giới hạn về không gian lưu trữ và thời gian tìm kiếm.
Tránh hư hỏng, thất thoát hồ sơ
Ở một số doanh nghiệp, việc quản lý lưu trữ hồ sơ không tốt sẽ dễ dẫn đến tình trạng hư hỏng tài liệu sau nhiều năm hoặc thất lạc tài liệu nếu không quản lý tốt, ảnh hưởng đến vấn đề bảo mật thông tin. Việc lưu trữ số hóa trên các hệ thống phần mềm có thể loại bỏ hoàn toàn tình trạng này cũng như quản lý, chia sẻ quyền sử dụng tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng.
2. Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ của Lạc Việt
Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ SureDMS của Lạc Việt đáp ứng đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ, công nghệ trong lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ. Đặc biệt là tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành.
Đáp ứng các quy định tại Nghị định 1112004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
>>> Xem thêm: So sánh hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
Các chức năng chính của phần mềm SureDMS Lạc Việt:
Lập kế hoạch nộp lưu trữ
Việc lập kế hoạch nộp lưu giúp cán bộ thủ thư chủ động trong việc thu thập các hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi được việc thực hiện việc nộp lưu ở các đơn vị, bộ phận có trách nhiệm nộp lưu
Biên mục hồ sơ lưu trữ
Biên mục hồ sơ lưu trữ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Việc lập hồ sơ công việc đòi hỏi phải đảm bảo các quy định của Cơ quan, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản.
Chuyển dữ liệu (import) hồ sơ lưu trữ
Để hỗ trợ cán bộ lưu trữ nhanh chóng chuyển dữ liệu đã biên mục trên file excel vào hệ thống, phần mềm cung cấp chức năng Import dữ liệu hồ sơ lưu trữ từ file excel.
In mã vạch
Hệ thống hỗ trợ công nghệ ̣ Barcode; QR code và RFID để quản lý và định danh các tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ tài liệu. Mã vạch được gắn cho các loại sau: hộp hồ sơ, hồ sơ và thành phần hồ sơ.
Tính năng này còn giúp việc quản lý mượn/trả tài liệu một cách nhanh chóng hơn.
Quản lý kho lưu trữ hồ sơ
Phần mềm thiết lập giao diện quản lý lưu trữ hồ sơ thành 3 cửa sổ:
Cửa sổ cây kho lưu trữ: hiển thị danh sách các kho theo dạng mô hình cây, giúp cán bộ quản trị dễ dàng tổ chức hệ thống kho cấp cha – con.
Cửa sổ danh sách hồ sơ: hiển thị danh sách các hồ sơ được gom nhóm theo kệ. Bên trên danh sách có chức năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao.
Cửa sổ hiển thị chi tiết hồ sơ: hiển thị chi tiết thông tin của hồ sơ đang được chọn ở cửa sổ Danh sách hồ sơ. Ở cửa sổ này, người biên tập hồ sơ có thể tạo mới một hồ sơ, cập nhật hoặc xóa hồ sơ đang hiển thị.
Tìm kiếm hồ sơ lưu trữ
Hệ thống cung cấp công cụ tra cứu trực tuyến hồ sơ giúp người dùng tìm được thông tin thư mục và toàn văn của hồ sơ nhanh chóng, chính xác
>>> Xem thêm: Quản lý chuỗi cung ứng bền vững (Sustainable Supply Chain Management)
Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Quản trị hệ thống
- Quản lý và phân quyền người dùng theo từng chức năng và theo phạm vi khai thác tài liệu;
- Cho phép cán bộ quản lý theo dõi, giám sát toàn bộ hoạt động của hệ thống phần mềm ;
- Có công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ hoặc đột xuất, có cơ chế phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.
