BIỂU MẪU TÀI LIỆU

Quy trình tạm ứng - thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp

QUY TRÌNH TẠM ỨNG - THANH TOÁN TẠM ỨNG TRONG DOANH NGHIỆP

Mỗi doanh nghiệp hiện nay sẽ có rất nhiều quy trình, quy chế, như: quy trình tạm ứng, quy trình thanh toán, quy trình mua bán, quy trình sản xuất, quy trình nhân sự…vì tác động đến tồn kho, công nợ, dòng tiền, năng suất. Trong đó, quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp giữ vững kỷ luật tài chính và đảm bảo an toàn thanh toán trên cơ sở quản lý các khoản thu chi theo định mức, kế hoạch và quy chế, quy chuẩn hồ sơ, biểu mẫu. Tại sao cần phải có quy trình thanh toán?

Quy trình tạm ứng - thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp.png

1. Tìm hiểu về quy trình tạm ứng và thanh toán

– Khoản tạm ứng: là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ đã được phê duyệt.

– Người nhận tạm ứng: là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được người có thẩm quyền (Giám đốc/Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.

– Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.

-  Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ cho người lao động giải quyết công việc (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).

2. Quy trình và chứng từ tạm ứng

  • BƯỚC 1:Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03 – TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC

  • BƯỚC 2:Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt
  • BƯỚC 3:Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng
  • BƯỚC 4:Chuyển kế toán thanh toán kiểm tra, viết phiếu chi

Mẫu phiếu chi tạm ứng – Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC

  • BƯỚC 5:Chuyển kế toán trưởng duyệt chi
  • BƯỚC 6:Trình Giám đốc duyệt chi
  • BƯỚC 7:Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên
  • BƯỚC 8:Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

mẫu đề nghị tạm ứng.PNG

3. Quy trình và chứng từ thanh toán tạm ứng

  • BƯỚC 1:Nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan làm đề nghị thanh toán
  • BƯỚC 2:Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ

Lưu ý

+ Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp

+ Những khoản chi không có hóa đơn thì phải lập bảng kê mẫu 01/TNDN (theo thông tư 78/2014/TT-BTC)

+ Những hóa đơn tiếp khách thì phải có danh sách món ăn đi kèm

  • BƯỚC 3: Kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt
  • BƯỚC 4:Giám đốc ký duyệt

4. Thủ tục thanh toán tạm ứng

Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thanh toán lập giấy đề nghị hoàn ứng

Nếu cuối kỳ phát sinh số tạm ứng chi không hết thì:

+ Có thể nhân viên hoàn ứng lại số tiền còn thừa (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)

+ Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp

Nếu cuối kỳ phát sinh chi quá số tạm ứng thì:

+ Có thể nhân viên tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)

+ Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp.

Nguồn: hoatieu

Có thể bạn quan tâm: