QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Kinh nghiệm triển khai ERP - Phân hệ quản lý sản xuất
KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI ERP – PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT
Trong quá trình triển khai ERP, phân hệ sản xuất (Manufacturing – MFG)
được xem là phân hệ khó, phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất khi đưa vào áp
dụng vì bản thân sản xuất đã rất đa dạng về ngành nghề, mỗi lĩnh vực sản xuất
có những đặc thù quản lý riêng. Để triển khai thành công và hiệu quả phân hệ
này, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định mục tiêu và phạm vi rõ ràng, chọn giải
pháp phù hợp và đặc biệt là chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm và am
hiểu sản phẩm.
Các yêu cầu cần có khi áp dụng phân hệ quản lý sản xuất
Trên thực tế, mỗi một đơn vị sản xuất là một quy trình
riêng biệt và không thể giống hệt như nhau được. Chính vì vậy mà các chương
trình quản lý chuyên biệt về sản xuất mới chia ra thành nhiều nhóm chương trình
quản lý sản xuất khác nhau như sản xuất liên tục (Process Manufacturing – có
nơi còn gọi là sản xuất phức hợp), sản xuất rời rạc (Discrete Manufacturing –
có nơi còn gọi là sản xuất đơn), sản xuất theo dự án (Project Manufacturing) …
Nhìn chung, những việc đầu tiên mà hệ thống ERP cần đáp ứng
là phần khai báo linh hoạt với bộ tham số tiện dụng để ứng dụng được theo các
quy trình quản lý đặc thù. Chính việc khai báo thuận tiện này giúp các đơn vị
có quy trình sản xuất phức tạp sẽ quản lý được dễ dàng hơn các quy trình sản
xuất của mình.
Quản lý sản xuất đòi hỏi chương trình phải xác định được
việc lập kế hoạch sản xuất, tính toán thời gian sản xuất, hoạch định nhu cầu
nguyên vật liệu, tính giá thành kế hoạch … Để làm được điều này, các phân hệ
sản xuất trong ERP cần cho phép người sử dụng khai báo định mức nguyên vật liệu
(Bill of Material – BOM) và quy trình sản xuất (Routing). Không chỉ có khai báo
về bảng định mức nguyên vật liệu, phân hệ quản lý sản xuất đồng thời phải khai
báo được lịch sản xuất, năng lực sản xuất bao gồm các nguồn lực như nhân công,
máy móc, công cụ sản xuất, thời gian, chi phí … Vì chính những thông số được
khai báo ở đây là cơ sở để tính toán được các chỉ tiêu nói trên.
Một điều cần nhấn mạnh rằng đối với những đơn vị có hệ thống định mức nguyên vật liệu phức tạp (ví dụ mỗi đơn hàng cần khai báo lại một bộ định mức nguyên vật liệu mới) thì rất nên xem xét giải pháp với nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm để việc khai báo này được thuận lợi, không biến việc nhập số liệu trở thành một sự cản trở về mặt thời gian của thực hiện sản xuất.
Một trong những mong chờ của các DN khi triển khai ERP vào
quản lý sản xuất chính là việc ERP có trợ giúp gì DN trong việc lập kế hoạch
sản xuất (KHSX) hay không. Quá trình lập KHSX thường bắt đầu từ việc xác định
và tổng hợp nhu cầu sản xuất từ các nguồn khác nhau như các hợp đồng bán hàng,
phần sản xuất theo dự báo … qua quá trình kiểm tra năng lực sản xuất, thời gian
cần cho sản xuất, số lượng tồn kho của hàng bán cũng như vật tư cho SX … của
từng thành phẩm hay bán thành phẩm. Điều cần thiết ở đây là hệ thống ERP cần
tính toán để có được ngày bắt đầu sản xuất tối ưu nhằm đáp ứng được các nhu cầu
này. Riêng đối với các DN có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy cách xa nhau, hệ
thống ERP nên cho phép việc lập KHSX ở mức tổng để có được kế hoạch điều hàng,
tận dung các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả nhất. Kết quả cần có của hệ
thống ERP chính là các “lệnh sản xuất” tương ứng để đáp ứng với nhu cầu đề ra.
Xác định nhu cầu nguyên vật liệu để đáp ứng được kế hoạch
sản xuất là một yêu cầu cơ bản của phân hệ QLSX trong ERP. Điều DN cần của việc
hoạch định này chính là tổng hợp được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như từ
bảng Định mức NVL, từ các đơn mua hàng dở dang, các lệnh sản xuất dở dang, từ
số liệu tồn kho NVL, thời gian cung ứng vật tư … để tính ra được số lượng vật
tư cần cung cấp thêm. Nếu cần mua thì có ngày đặt hàng phù hợp cho tất cả các
NVL liên quan. Kết quả cần có của việc xác định nhu cầu NVL là các phiếu yêu
cầu cung ứng vật tư chuyển sang bộ phận cung ứng.
Cần chú ý là khi hoạch định nhu cầu NVL, phân hệ QLSX trong
ERP cần hoạch định lại các lệnh sản xuất thành phẩm cũng như bán thành phẩm
tương ứng và cho phép kiểm tra lại năng lực của tất cả các nguòn lực trước khi
phát hành lệnh sản xuất một cách chính thức.
Phần chuẩn bị cho quá trình sản xuất đã thực hiện xong. Còn
lại là việc quản lý quá trình sản xuất như thế nào. Việc quản lý quá trình sản
xuất bao gồm các chức năng chính như theo dõi tiến độ sản xuất của từng lệnh/lô
sản xuất, tổ chức thống kê và ghi nhận tiêu hao NVL, chi phí, thời gian sản
xuất, ghi nhận lượng bán thành phẩm cũng như thành phẩm hoàn thành tại từng
công đoạn, từng lệnh/lô sản xuất. Đây cũng chính là cơ sở cho việc tính giá thành
sản xuất, phân tích tiêu hao, tính hiệu quả sản xuất.
Điều DN cần xem xét xem ở đây là phân hệ quản lý tiến độ
sản xuất trong ERP đã được tích hợp chặt chẽ với các phân hệ khác như Quản lý
kế hoạch sản xuất/Hoạch định nhu cầu NVL để kế thừa và chia sẻ thông tin về các
lệnh sản xuất, Quản lý và xác định giá thành để tính giá thành sản xuất, Quản
lý chất lượng để ghi nhận và kiểm tra chất lượng thành phẩm/bán thành phẩm làm
ra và phân hệ kho để theo dõi tồn kho vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm hay
chưa.
Phải nói rằng, bài toán tính giá thành sản xuất là bài toán
“nhức đầu muôn thuở” của các DN hiện nay. Và quyết định triển khai ERP của các
DN đôi khi cũng để giải quyết một vài bài toán nhức đầu này. Có thể nói tính
giá thành sản xuất là một nhu cầu tiên quyết của hầu hết các DN sản xuất vì giá
thành chính là cơ sở cho việc phân tích hiệu quả sản xuất, phản ánh chính xác
lãi lỗ thực sự của doanh nghiệp.
Nhìn chung, hiện nay đa phần các DN đều sử dụng phương pháp
tính giá thành bình quân cuối kỳ, nghĩa là ngoài các khoản chi phí trực tiếp đã
xác định trước, các khoản chi phí phân bổ sẽ được tập hợp vào cuối kỳ và khi đó
sẽ xác định được giá thành sản phẩm một cách hợp lý. Phân hệ QLSX trong ERP
cũng cần cho phép DN khai báo và tính giá thành kế hoạch (có thể chi tiết theo
từng khoản mục chi phí) thông qua phân hệ Định mức NVL (BOM) tại thời điểm
trước khi sản xuất. Trong quá trình sản xuất, phân hệ Quản lý tiến độ SX giúp
DN thống kê và tập hợp chính xác các chi phí theo số phát sinh thực tế, những
chi phí nào không thống kê được thì hệ thống sẽ hỗ trợ sử dụng số liệu định
mức. Chính vì vậy, bất kỳ thời điểm nhập kho bán thành phẩm hay thành phẩm nào
DN cũng có thể biết được tương đối chính xác giá thành sản xuất. Đến thời điểm
cuối kỳ, sau khi tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh thực tế trong kỳ, hệ
thống sẽ hỗ trợ DN tính lại giá thành thực tế trong kỳ.
Một điều không thể quên hiện nay chính là việc quản lý chất
lượng trong sản xuất. Điều cần có của phân hệ QLSX trong ERP là phải quản lý
được các tiêu chuẩn chất lượng của từng vật tư, bán thành phẩm hay thành phẩm
hoặc từng nhóm vật tư, lập kế hoạch lấy mẫu tự động, lấy mẫu và ghi nhận kết
kiểm nghiệm của từng tiêu chuẩn chất lượng ngay trong quá trình sản xuất các
bán thành phẩm và khi nhập kho thành phẩm. Thông tin về chất lượng sản phẩm
cũng là cơ sở cho việc phân tích, nâng cao chất lượng, nguyên cứu và phát triển
sản phẩm của DN.
Bên cạnh đó, trong các DN sản xuất, việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới là một khâu khá quan trọng và không thể thiếu. Quá trình sản xuất thử, làm mẫu cũng là cơ sở cho việc xây dựng Định mức NVL, tính thời gian sản xuất… của các bán thành phẩm cũng như thành phẩm. Phân hệ QLSX trong ERP cũng cần quản lý quá trình xây dựng, thay đổi và cập nhật Định mức NVL thông qua việc sản xuất thử/làm mẫu. Sau đó các định mức NVL này sẽ được ban hành và sản xuất chính thức.
Nguồn : logistics4vn
Có thể bạn quan tâm
