Tin hoạt động

Trong chuỗi cung ứng, có một vai trò không hề chạm tay vào sản phẩm nhưng lại biết rất rõ : sản phẩm làm ra từ đâu, qua mấy công đoạn, tốn bao nhiêu thời gian và chi phí, ai là người mua và mua bao nhiêu…Có thể nói đó là người “ngồi một nơi mà biết ngoài nghìn dặm”. Họ cũng là người điều phối cho cả chuỗi cung ứng vận hành trơn tru. Quan trọng như vậy thật ra họ là ai? Họ là những người làm kế hoạch (planner) cho chuỗi cung ứng!

Vai trò của planner trong chuỗi cung ứng

Về cơ bản, chuỗi cung ứng của một mặt hàng tiêu dùng giống những toa tàu nối tiếp nhau trong một đoàn tàu, mà đầu tàu chính là nhu cầu của người tiêu dùng. Minh họa đoàn tàu đó như sau:

Trong đoàn tàu này, nếu phân tích, ta sẽ thấy có 3 dòng chảy (flow) cơ bản:

- Dòng vật chất: bắt đầu từ các nhà cung cấp, vật tư sẽ được đưa đến kho của nhà sản xuất. Từ đây vật tư được chế tạo thành thành phẩm, lưu trữ tạm thời ở kho thành phẩm. Nhà phân phối sẽ đặt hàng từ nhà sản xuất và phân phối lại cho các nhà bán lẻ, sau đó sẽ đến tay người tiêu dùng.

- Dòng tiền: ngược lại với dòng vật chất, dòng tiền đi từ người tiêu dùng trả tiền cho sản phẩm đã mua từ người bán lẻ, lần lượt đến nhà phân phối, nhà sản xuất trước khi đến điểm cuối cùng là nhà cung cấp.

- Dòng thông tin: đây là một dòng chảy vô hình nhưng có vai trò vô cùng quan trọng để tạo ra hai dòng chảy trên. Dòng thông tin quy định loại sản phẩm (mã hàng), số lượng, thời gian (thời lượng và thời điểm), số tiền… di chuyển trong hai dòng trên.

 Ba dòng chảy trên không tách rời nhau, trong đó, dòng thông tin đóng vai trò kết nối chặt chẽ cho hai dòng còn lại để tạo nên một chuỗi cung ứng liền mạch, trơn tru và ổn định. Trong các doanh nghiệp sản xuất hiện nay, phụ trách dòng chảy thông tin chính là những người làm kế hoạch (planner). Với một chuỗi cung ứng tương đối lớn về quy mô, người ta thường phân chia vai trò planner theo từng “toa tàu” trong chuỗi với trách nhiệm hoạch định tương ứng. Lúc này, planner giống như người gác cửa cho khu vực mình phụ trách để kiểm soát dòng chảy thông tin đi vào. Xem minh họa sau:

Như vậy, vai trò của planner có thể tóm tắt ngắn gọn trong hai từ: cân đối. Dù làm ở vị trí “toa tàu” nào, họ cũng cần phải cân đối một cách tối ưu giữa (i) nhu cầu với (ii) khả năng cung ứng. Mô tả công việc của từng vị trí trên được tóm tắt trong bảng sau:

* Lưu ý: Ở các tập đoàn đa quốc gia, phòng mua hàng đóng vai trò chọn lựa nhà cung cấp (qualify supplier) và ký hợp đồng nguyên tắc. Nhưng sau đó, người đặt hàng vật tư cho nhà cung cấp định kỳ (hàng tuần, hàng tháng) là MRP. Điều này giúp loại bỏ mâu thuẫn lợi ích (conflict-of-interest) vì phòng mua hàng chỉ quyết định được giá mua không quyết định số lượng mua.

Mối liên hệ giữa vai trò của các planner là vô cùng chặt chẽ vì đầu ra của người này nối với đầu vào của người kia, từ đó đảm bảo một chuỗi cung ứng được vận hành chính xác, trơn tru.

Nói một cách ví von, nếu xem doanh nghiệp như cơ thể một con người, thì planner đóng vai trò của những đầu dây thần kinh: tiếp nhận thông tin từ nhiều phía, xử lý và phát ra tín hiệu cho cơ thể có sự điều chỉnh. Chẳng hạn, thông tin nhận vào là “nóng”, tín hiện phát ra sẽ là mở rộng các lỗ chân lông để thoát nhiệt.

Cũng vậy, nhận thấy nhu cầu thị trường giảm sút, MP sẽ thông báo để DRP giảm kế hoạch chuyển hàng, MPS giảm sản lượng sản xuất và MRP giảm đơn đặt hàng nguyên vật liệu. Nhờ các đầu dây thần kinh hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả mà cơ thể sẽ có sự thích nghi với mọi thay đổi môi trường rất kịp thời và hợp lý.

 Planner cần có kỹ năng gì?

Planner là một phần trong chuỗi cung ứng. Do vậy, những người có kiến thức khái quát về chuỗi cung ứng có thể tiếp cận với công việc này một cách dễ dàng. Hiện nay, sinh viên các chuyên ngành Quản lý công nghiệp, Kỹ nghệ các hệ thống công nghiệp, Ngoại Thương, Quản trị kinh doanh có thuận lợi để bắt đầu với công việc của planner. Tuy nhiên, để làm tốt công việc của một planner cần có các kỹ năng cơ bản sau:

• Có tinh thần trách nhiệm cao: Planner nắm giữ thông tin của cả hai bên - nhu cầu và khả năng cung ứng - và phải cân đối chúng một cách hợp lý. Do vậy, planner cần có tinh thần trách nhiệm cao để đảm bảo lợi ích tốt nhất cho công ty, tránh thiên vị cho bất cứ bên nào.

• Tuân thủ kỷ luật tốt: Planner nắm rõ ràng buộc của cả bên cung/cầu về thời gian, số lượng nên phải đảm bảo kỷ luật được tuân thủ chặt chẽ. Chẳng hạn, phải duy trì được lượng tồn kho tối thiểu, lượng đặt hàng tối thiểu, không được thay đổi kế hoạch trong phạm vi quy định… Bất cứ sự vi phạm nào cũng có thể dẫn đến hậu quả xấu: hoặc tồn kho quá nhiều, hoặc không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

• Có tư duy logic tốt: Đây là kỹ năng căn bản và rất cần thiết để có thể xử lý khối lượng thông tin nói trên.

• Có cảm giác về con số tốt: Nếu bạn không thích con số thì bạn không nên làm planner. Trong nhiệm vụ hàng ngày, planner làm việc với rất nhiều số liệu. Người planner giỏi là người không thấy chán con số, có thể nhìn “xuyên” qua con số, nhìn số thấy được xu thế, thấy được sự biến động, thấy được các điểm bất thường… Nếu bạn có kiến thức về kinh tế lượng, các mô hình hoạch định, toán xác suất thống kê thì chắc chắn bạn sẽ có lợi thế để phấn đấu thành planner giỏi.

• Tinh thông tin học: Có lẽ khó mà trở thành planner giỏi nếu không giỏi tin học. Ngày nay các công ty lớn đều có hệ thống tin học hỗ trợ hoạch định. Ngoài việc biết sử dụng các phần mềm chuyên dụng, planner cũng cần có kỹ năng tốt về Excel để tính toán, vẽ bảng biểu, và cần PowerPoint để làm các báo cáo, bài trình bày. Thậm chí còn tuyệt vời hơn nếu bạn có thêm khả năng lập trình (cho dù trên Excel).

• Khả năng giao tiếp tốt: Planner tiếp nhận thông tin từ rất nhiều nguồn ở các phòng ban khác nhau như thông tin về nhu cầu thị trường, kế hoạch của đối thủ cạnh tranh, xu hướng giá cả vận chuyển, xu hướng tăng giá nguyên vật liệu… Do vậy, planner cần giao tiếp tốt với các phòng ban có liên quan để nắm rõ và đầy đủ thông tin, cũng như truyền đạt lại thông tin một cách chính xác, kịp thời. Trong nhiều cuộc họp, planner cần phải có khả năng dẫn dắt. Điều này yêu cầu planner phải có kỹ năng thuyết trình và năng lực thủ lĩnh.

 • Khả năng chịu đựng áp lực cao: Nghề làm planner gắn với chữ trách nhiệm. Họ là người đầu tiên biết được mức tồn kho mình đang giữ là quá cao hay quá thấp, hay lượng hàng mình đang cần sẽ đến đúng hạn hay trễ hạn so với dự định. Họ cũng người đầu tiên tìm giải pháp cho các vấn đề phát sinh trên, trước khi trình báo cho cấp trên. Họ rất khó vắng mặt trong các cuộc họp vì là nguồn cung quan trọng nhất cho các nhu cầu liên tục về thông tin.

• Am hiểu môi trường kinh doanh: Đây thực sự là một yếu tố tối cần thiết của một planner giỏi. Muốn đưa ra được con số hoạch định đúng (chẳng hạn như nhu cầu khách hàng) thì hơn ai hết planner cần hiểu rất rõ nhu cầu khách hàng trong quá khứ, hiện tại, tương lai, các yếu tố có thể gây ảnh hưởng đến nhu cầu khách hàng. Nếu không thật sự hiểu rõ ngành nghề công ty mình đang kinh doanh thì planner chỉ đơn thuần nắm được phần xác của các con số mà thôi. Hậu quả là họ sẽ mắc sai sót, và dễ bị lấn át bởi các phòng ban khác.

Planner cho doanh nghiệp Việt?

Khái niệm planner dần được hình thành từ khi các công ty MCN vào Việt Nam và triển khai mô hình chuỗi cung ứng một cách bài bản. Giai đoạn ban đầu, một người có thể kiêm nhiệm 2-3 vai trò của planner, như vừa làm MRP-MPS và DRP do quy mô của nhãn hàng hoặc ngành hàng còn ít. Nhưng khi tốc độ phát triển của ngành hàng tăng lên, có khi có đến 2-3 người chỉ để làm MPS cho một ngành hàng. Ngày nay, với hệ thống cung ứng ổn định, cộng với sự hỗ trợ tốt của công nghệ thông tin, vai trò của planner ở các FMCG “cỡ bự” đã được chuẩn hóa bài bản.

Trong khi đó, doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa quen lắm với mô hình này. Hình thức đặt hàng vật tư phổ biến là tập trung từ nhiều đơn vị để đưa về phòng Kế hoạch vật tư. Phòng này tổng hợp nhu cầu của tất cả các bộ phận liên quan và tiến hành đặt hàng, theo dõi tiến độ hàng về để cung ứng theo nhu cầu. Tương tự, nắm nhu cầu thị trường cũng là khâu rất yếu của nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Do vậy, phòng Bán hàng tự đề ra chỉ tiêu và tự thực hiện chỉ tiêu bán hàng. Nếu may mắn bán tốt, hết hàng không đáp ứng đủ nhu cầu thị trường thì phòng Cung ứng chịu trách nhiệm. Ngược lại, nếu bị “ế”, phòng Cung ứng cũng phải ráng “ôm tồn kho”. Thật ra, doanh nghiệp Việt Nam không nhất thiết phải thuê đủ nhân sự cho từng vai trò planner. Nếu quy mô kinh doanh không quá lớn, một planner có thể đảm nhiệm nhiều vai trò cùng một lúc, miễn là có nhận thức rõ ràng về quy trình vận hành của một chuỗi cung ứng.

Đặt vấn đề về những yếu kém trong chuỗi cung ứng, nhiều doanh nghiệp hay đổ lỗi rằng không có đủ tiền để đầu tư vào hệ thống ERP cho bài bản. Chính xác thì hệ thống ERP chỉ là một hệ thống do con người tạo ra để thuận lợi hơn trong tác nghiệp. Vấn đề là ở một quy mô vừa phải, các doanh nghiệp dù nhỏ vẫn có thể vạch ra được quy trình cung ứng một cách bài bản và vận hành nó theo cách tiết kiệm và hiệu quả nhất.

Đã có những ý tưởng rất sáng tạo trong việc cập nhật thông tin từ thị trường mà chi phí vô cùng rẻ. Ví dụ nhân viên kinh doanh đi bán hàng ở các điểm bán, cuối ngày nhắn tin theo một cú pháp thống nhất về cho người phụ trách; người này load dữ liệu từ điện thoại vào máy tính, sau đó, viết một số cú pháp Excel đơn giản để trích dữ liệu và cập nhật vào cơ sở dữ liệu; từ thông tin này, lãnh đạo công ty đã có thể đưa ra những quyết định kinh doanh nhanh chóng và kịp thời mà không cần triển khai bất cứ hệ thống phần mềm “hoành tráng” nào cả.

Việt Nam tuy còn lạc hậu so với nhiều nước, nhưng bù lại, chúng ta có lợi thế của người đi sau trong việc tận dụng công nghệ của người đi trước. Một bằng chứng có thể thấy rõ nhất là trong khi nhiều nước đã phát triển còn đang loay hoay giữa thế hệ điện thoại 2G và 3G, thì từ cuối năm nay, Việt Nam đã có thể triển khai công nghệ 3G. Internet của Việt Nam cũng đã rất phổ biến và rất rẻ so với nhiều nước khác.

Do vậy, các doanh nghiệp Việt có thể tự tin học hỏi những mô hình như thiết lập chuỗi cung ứng nói trên để nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp mình. Nên nhớ đây là một lợi thế cạnh tranh cực kỳ quan trọng cho doanh nghiệp trong thời gian sắp tới. Hãy bắt đầu từ planner, người điều phối hoạt động của chuỗi cung ứng! 

                                                                                                                                                                                                                                                                            (http://gscom.vn - theo supplychaininsight.vn)