QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

SAP ERP, Infor ERP LN, và Oracle E-Business Suite là ba phần mềm quản trị hàng đầu toàn cầu, được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Tuy nhiên, khi nhập khẩu vào Việt Nam, ba thương hiệu này gặp phải nhiều trở ngại do không phù hợp với chuẩn mực kế toán trong nước và chi phí quá lớn.

Vì vậy, các nhà quản trị có thể xem xét đến các giải pháp trong nước để đáp ứng yếu tố địa phương hoá và tiết kiệm ngân sách, thay vì ưu tiên các phần mềm nhập khẩu. 

Tuy nhiên, để đưa ra quyết định đúng đắn về giải pháp quản lý doanh nghiệp, nhà quản trị cần cân nhắc đến 7 yếu tố quan trọng dưới đây.

1. Quy trình đánh giá và phân tích ban đầu

Do phần mềm quản lý đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình hoạt động của công ty, việc xác định các quy trình kinh doanh, thách thức và những điểm mạnh của công ty bằng các tài liệu là rất cần thiết.

Ngoài ra, bạn cũng nên suy nghĩ về các quy trình trong tương lai và các yêu cầu thương mại tương ứng. Các nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ đánh giá độ phù hợp giữa các quy trình và yêu cầu của bạn với phần mềm quản trị công ty để xác nhận liệu giải pháp đó có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không.

2. Đánh giá các yếu tố kỹ thuật

Khi đánh giá yếu tố kỹ thuật của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ cách mà phần mềm này sẽ phù hợp với cơ sở hạ tầng hiện tại của họ. Tùy vào nhu cầu và khả năng tài chính của doanh nghiệp, họ cần xác định hình thức sử dụng phần mềm là đặt server tại trụ sở hay dùng server của nhà cung cấp.

Nếu đặt server tại trụ sở, doanh nghiệp cần chuẩn bị một mức chi phí không nhỏ để khởi tạo và duy trì hàng tháng. Điều này bao gồm chi phí mua trang thiết bị, thuê nhân lực bảo trì hàng tháng và đào tạo nhân sự để đối phó với các đợt tấn công mạng. Trong khi đó, nếu sử dụng server của nhà cung cấp, doanh nghiệp không cần phải tốn chi phí này, tuy nhiên, họ cần lưu ý đến vấn đề an toàn dữ liệu và chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy và được đánh giá cao.

3. Dự trù kinh phí đầu tư phần mềm

Thường thì, các nhân viên tư vấn và bán hàng luôn cố gắng giấu kín những chi phí phát sinh và những rủi ro kèm theo khi mua sản phẩm của họ. Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã tính toán trước tất cả các chi phí ẩn liên quan đến quản lý, bao gồm các chi phí triển khai phần mềm, nâng cấp phần cứng, mở rộng tài nguyên, bảo trì,...

4. Lập kế hoạch triển khai

Lập kế hoạch triển khai thực hiện là một bước quan trọng để đảm bảo thành công trong việc triển khai giải pháp quản trị doanh nghiệp. Trong giai đoạn mua sắm, quá tin tưởng vào thời gian triển khai ước tính của nhà cung cấp có thể dẫn đến thất bại của dự án. 

Do đó, cần lập kế hoạch dự án toàn diện, bao gồm các hoạt động cần thiết để cài đặt phần mềm và đảm bảo hoạt động bình thường của giải pháp. Lập kế hoạch trước khi tìm kiếm nhà cung cấp cũng giúp doanh nghiệp ước tính chi phí và tài nguyên cần thiết cho dự án.

5. Lợi ích mà giải pháp mang lại

Để tận dụng hết các lợi ích mà giải pháp quản trị doanh nghiệp đem lại, bạn cần đánh giá và tính toán các chỉ tiêu như giảm chi phí, tăng doanh thu hay quy mô tăng trưởng của doanh nghiệp. Điều này giúp bạn theo dõi lợi ích đến từ giải pháp và đánh giá hiệu quả của nó.

6. So sánh và tìm hiểu nhiều nhà cung cấp

Việc chỉ tìm hiểu một nhà cung cấp duy nhất là không đủ để lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp. Dù trên thị trường hiện nay chỉ có khoảng 5-6 nhà cung cấp chiếm phần lớn thị phần, nhưng lại có đến trên 70 giải pháp ERP với các điểm số về tính năng, ưu nhược điểm khác nhau.

Rất nhiều công ty đánh giá và lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp dựa trên thương hiệu, hoặc đơn giản là so sánh về giá, tuy nhiên điều này là không đúng. Lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp là để giải quyết những vấn đề trong quản trị doanh nghiệp, chứ không phải vì giá rẻ nhất.

Doanh nghiệp cần xem xét nhiều ứng viên và cân nhắc các yếu tố chi phối khác nhau để chọn ra phần mềm tốt nhất phù hợp với đặc thù và mục tiêu của mình.

7. Tham khảo kinh nghiệm từ những nguồn đáng tin cậy 

Thu thập thông tin từ những nguồn đáng tin cậy xung quanh là một cách tuyệt vời để có trải nghiệm thực tế. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm quản lý hoặc sử dụng phần mềm quản lý trước đây, đừng ngần ngại hỏi đồng nghiệp, nhân viên hoặc các chuyên gia tư vấn để có được thông tin cần thiết. 

Bằng cách xem xét và thực hiện đầy đủ 7 bước trên, bạn sẽ có thể tìm thấy phần mềm quản lý phù hợp nhất với mục tiêu phát triển của công ty.